WhatsApp för tandvårdskliniker: från förfrågan till bokning på några minuter

Patientanskaffning inom tandvård förloras ofta efter klicket

Det är lätt att tro att problemet är för få förfrågningar. Men när vi granskar kliniker ser vi ofta något annat: förfrågningarna kommer in, men ingen svarar i tid. Receptionen står med en patient i luckan, telefonen ringer och formuläret från i morse ligger obesvarat i en inkorg. När någon ringer upp på eftermiddagen har personen redan bokat hos en annan klinik, eller helt enkelt tappat intresset.

Tiden mellan förfrågan och första kontakt är en av de mest underskattade faktorerna i patientanskaffning inom tandvård. En person som just fyllt i ett formulär om implantat är som mest motiverad i det ögonblicket. Några timmar senare är de upptagna med annat. Många föredrar dessutom att skriva i stället för att ringa, särskilt när ämnet känns privat eller när de sitter på jobbet.

Så arbetar vi

1. Kartläggning av dagens flöde. Vi går igenom var förfrågningarna kommer ifrån, hur de når receptionen, hur snabbt de besvaras och var de tappas bort.
2. Utformning av flödet. Vi skriver meddelanden och frågor för varje behandling och källa. En patient som svarat på en annons om implantat behöver andra frågor än den som söker en akuttid.
3. Automatiskt första svar. Inom några minuter får patienten ett personligt meddelande via WhatsApp med bekräftelse och några enkla frågor om behandling, önskad tid och mottagning.
4. Prioritering av förfrågningar. Svaren används för att skilja varma förfrågningar från kalla. De varma lyfts direkt till receptionen, de andra följs upp automatiskt.
5. Bokning. Med kalendersynkronisering kan patienten erbjudas lediga tider direkt, eller få ett samtal från receptionen när det behövs.
6. Påminnelser och uppföljning. Påminnelser före besöket, uppföljning av den som inte svarat och en fråga om recension efter besöket.
7. Reaktivering. Äldre förfrågningar och tidigare patienter kan få relevanta påminnelser, till exempel om återbesök.

Vad som ingår

• Uppsättning av WhatsApp Business API och meddelandemallar som godkänns av Meta
• Automatiska flöden per behandling och per källa
• Frågor som prioriterar förfrågningar efter intention och behandling
• Överlämning till receptionen med all information samlad på ett ställe
• Kalendersynkronisering och påminnelser inför besök
• Kompletterande flöden via SMS och e-post för patienter som inte använder WhatsApp
• Recensionsförfrågningar efter besök, som stärker din lokala SEO för tandläkare
• Rapportering på svarstid, bokningsgrad och uteblivna besök

I Sverige är SMS och e-post fortfarande vanliga kanaler, och alla patienter använder inte WhatsApp. Därför bygger vi flödena så att de fungerar i flera kanaler, med WhatsApp som huvudväg där patienten redan finns.

Hur vi mäter: bokade besök

Vi mäter tre saker: hur snabbt varje förfrågan får ett första svar, hur stor andel av förfrågningarna som blir bokningar och hur många som faktiskt kommer till besöket. Med Goat SST, vår serverbaserade spårning, skickas bokningar och genomförda besök tillbaka till Meta och Google. Då lär sig annonsplattformarna vilka förfrågningar som leder till patienter, och du ser vad en bokad patient kostar från början till slut.

GDPR och känsliga uppgifter

Frågor om tänder är frågor om hälsa, och hälsouppgifter är särskilt skyddade enligt GDPR. Vi utformar flödena så att de samlar in så lite känslig information som möjligt, bara det som behövs för att boka rätt tid. Patienten ska ha gett sitt samtycke till att bli kontaktad, och vi tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med varje klinik. Medicinska frågor hör hemma hos tandläkaren, inte i ett automatiskt flöde.

För vem passar det, och för vem passar det inte

Det passar dig som:

• får förfrågningar från annonser, hemsida eller sociala medier men tappar många innan bokning
• har en reception som inte hinner svara inom några minuter under hela dagen
• vill minska antalet uteblivna besök
• har många patienter som hellre skriver än ringer

Det passar inte dig som:

• har så få förfrågningar att receptionen redan svarar på alla direkt. Då börjar vi hellre med Meta- och Google-annonser
• vill ersätta receptionen helt. Automatiseringen tar första kontakten och sorterar, men människor avgör bokningen i känsliga fall
• inte kan ta emot patienter med kort varsel när flödet fungerar

Resultat från kliniker vi arbetar med

Våra publicerade kundcase kommer från Rumänien. V-Medical fick över 200 leads på några månader och har ett jämnt flöde av patienter med högt behandlingsvärde, med flera helkäksrehabiliteringar på implantat varje månad. Dr. Nichita Valentin beskriver över 50 procent fler bokningar. Läs hela kundcaset V-Medical. Ilie Gabriel på Elegance Clinic beskriver 80 procent fler bokningar och att det handlade om riktiga kontakter och bokningar, inte bara fina siffror.

Resultaten beror alltid även på den medicinska kvaliteten och på hur receptionen tar emot patienterna. Ett snabbt flöde gör att fler når fram, men det är kliniken som gör dem till nöjda patienter.

WhatsApp i en flerspråkig stad

I städer med många invånare som har rötter i andra länder är WhatsApp ofta redan den naturliga kanalen för att skriva till familj och vänner, och därmed också till en klinik. Flöden på flera språk kan göra stor skillnad där. Samma sak gäller kliniker som tar emot patienter som är på tillfälligt besök, arbetar i landet under en period eller pendlar över en gräns. Ett snabbt svar på patientens eget språk, följt av en tydlig väg till bokning, sänker tröskeln för att ta det första steget. Läs mer om marknadsföring för tandläkare i Malmö.

Nästa steg

Boka ett kostnadsfritt strategisamtal på 30 minuter via kontaktsidan. Vi kartlägger hur dina förfrågningar hanteras i dag och skickar ett skräddarsytt förslag inom 24 timmar. Läs gärna om de första fyra veckorna i förväg.