Como escolher uma agência de marketing dentário: 12 perguntas antes de assinar
Escolha uma agência de marketing dentário pelas respostas, não pelo portefólio. Pergunte se otimiza por custo por consulta marcada ou por custo por contacto, quem liga aos contactos e em quanto tempo, como devolve às plataformas os pacientes reais, quem verifica a conformidade dos anúncios antes de publicar e se trabalha com um concorrente na sua cidade. Peça as respostas por escrito.
A agência certa para a sua clínica não é a que tem o portefólio mais bonito. É a que responde com clareza, e por escrito, a doze perguntas: otimiza por custo por consulta marcada ou por custo por contacto, quem liga aos contactos e em quanto tempo, como devolve às plataformas os pacientes reais, quem verifica a conformidade dos anúncios antes de publicar e o que fica no contrato. As respostas separam depressa quem percebe uma clínica de quem só percebe de anúncios.
Uma nota sobre os números. Os dados internos que citamos vêm de clínicas na Roménia e na República da Moldávia, onde está a maior parte das clínicas com que trabalhamos. Os valores em lei romenos (cerca de 5 lei por euro) não se transpõem para Portugal. As proporções e os padrões, sim.
Porque é que o portefólio não chega?
Numa clínica dentária, uma conversão só é verdadeira quando o paciente comparece e aceita um plano de tratamento. Entre o anúncio e a cadeira estão o formulário, o telefone, a receção, a confirmação e a confiança no médico. Uma agência pode fazer anúncios bonitos e deixar a agenda vazia.
Vemos isto nos dados. Uma boa receção marca 50 a 60% dos contactos que recebe. Já vimos clínicas abaixo de 20%, com os mesmos anúncios. A diferença não estava na publicidade. Estava no que acontecia depois dela. Por isso, as perguntas abaixo vão além dos anúncios.
Que 12 perguntas deve fazer antes de assinar?
1. Otimizam por custo por contacto ou por custo por consulta marcada?
É a pergunta que mais separa as agências. O custo por contacto é fácil de baixar: basta um formulário curto e uma promessa vaga. O que interessa à clínica é a consulta marcada.
As fórmulas são simples:
- custo por contacto = investimento ÷ contactos;
- taxa de marcação = consultas marcadas ÷ contactos;
- custo por consulta marcada = investimento ÷ consultas marcadas;
- taxa de comparência = pacientes que compareceram ÷ consultas marcadas.
Um exemplo dos nossos dados: um contacto de 137 lei com 5 em 8 pessoas marcadas (62%) vale mais do que um contacto de 8 lei sem qualquer qualificação. Uma boa resposta fala de consultas marcadas e de pacientes que compareceram. Uma resposta fraca fica no custo por contacto.
2. Até onde vai o relatório?
Peça um relatório de exemplo. A cadeia completa é: contacto → consulta marcada → comparência → plano de tratamento → sinal pago → tratamento iniciado. Um relatório que para no contacto mede metade do caminho.
Pergunte também quem regista o valor dos planos propostos. Sem esse valor, anotado pela receção, qualquer cálculo de retorno é ficção. Um formato útil para o relatório semanal: indicadores principais, anomalias detetadas, anúncios com melhor desempenho e, por fim, os dados completos.
3. Quem liga aos contactos, em quanto tempo, e isso está escrito?
A regra que usamos: primeira chamada em 24 horas, idealmente no mesmo dia. Se a pessoa não atende, duas tentativas por dia, a horas diferentes, mais uma mensagem a dizer que ligámos. Um contacto que fica «por ligar» mais de 48 horas é um alarme.
Isto não é teoria. Numa das clínicas com que trabalhamos, houve um mês com 432 contactos, dos quais 310 nunca foram chamados. Nenhuma otimização de anúncios resolve um telefone que não toca.
4. Como sabem a Meta e a Google quais contactos se tornaram pacientes?
As plataformas aprendem com o que lhes mostram. Se só veem formulários preenchidos, procuram mais pessoas que preenchem formulários. Pergunte se a agência devolve às plataformas os estados reais do paciente, como marcado, compareceu e plano aceite, através de tracking server-side.
Há também uma razão técnica. A Meta classifica muitos sites de clínicas como sites de saúde, e o tracking feito só no navegador deixa de funcionar bem. Numa conta nossa, depois de passarmos o envio para o servidor, a pontuação de qualidade de correspondência de eventos da Meta subiu de cerca de 3 para quase 7. Pergunte ainda como a agência evita enviar dados de saúde às plataformas.
5. Reconciliam os contactos da plataforma com a lista da clínica?
As integrações partem-se em silêncio. Um formulário deixa de enviar contactos e ninguém repara durante dias. Fazemos a reconciliação à segunda e à sexta-feira, e no dia a seguir a cada lançamento. Qualquer diferença é tratada como incidente.
Um caso real: 501 lei gastos, zero contactos atribuídos. A causa era um UTM partido, não uma campanha má. Falta de dados nunca é boa notícia.
6. Como é o formulário de qualificação?
Um formulário mais longo traz menos contactos, mas melhores. Numa das nossas contas, um formulário com orçamento, urgência e localização aumentou a taxa de marcação em cerca de 40%. Demora cerca de 7 minutos a preencher, contra cerca de 1 minuto na média do mercado. Isso é um filtro, não um defeito.
Um detalhe que revela experiência: a pergunta sobre a localidade tem três opções fixas, nunca texto livre. «Sim, sou de [cidade]», «Não, mas posso deslocar-me» e «Não, não posso deslocar-me». A última leva a um ecrã de despedida educado.
7. Quantos criativos testam, e com que frequência os substituem?
Menos de nove criativos, ou seja, três ângulos × três ganchos, é adivinhar, não testar. Uma imagem estática dura 20 a 30 dias antes de cansar o público. Uma boa agência mantém cinco a dez variantes ativas e substitui cerca de um terço a cada três semanas. Nos implantes, isto significa na prática um dia de filmagem por mês.
8. Quem produz o conteúdo, e em que português?
A filmagem é feita na sua clínica, com os seus médicos? Ou são imagens de banco? Nos tratamentos em que a confiança decide, como implantes ou ortodontia em adultos, a diferença é grande. Pergunte quantos dias de filmagem estão incluídos e quem escreve os guiões.
Pergunte também pela língua. Um anúncio que soa a português do Brasil, ou a tradução, custa confiança. «Equipa» não é «equipe», «telemóvel» não é «celular», e o paciente nota a diferença na primeira linha.
9. Quem verifica a conformidade antes de publicar?
A resposta certa tem um nome e um momento: alguém verifica cada anúncio antes de ser publicado, e a clínica aprova a versão final. A responsabilidade deontológica pela publicidade é do médico e da clínica, não da agência. Veja a secção seguinte.
10. Trabalham com um concorrente na minha cidade?
Pode acontecer. O que importa é a resposta seguinte: em que vai ser diferente o meu texto e o meu formulário? A nossa regra é que duas clínicas da mesma cidade nunca recebem o mesmo texto nem o mesmo formulário.
11. Desativam as funções automáticas de IA nas contas médicas?
A Meta e a Google oferecem «melhorias» automáticas que reescrevem textos, recortam imagens ou reativam anúncios antigos. Numa conta médica, isso pode transformar um anúncio aprovado num anúncio que a clínica nunca aprovaria. Uma boa agência desativa estas funções, apaga (não pausa) os anúncios que não cumprem as regras e audita o que está de facto a correr, não o que foi aprovado.
12. O que diz o contrato?
As contas de anúncios ficam em nome da clínica, com acesso dado à agência. O objetivo está escrito como obrigação de meios, não de resultado: ninguém pode garantir pacientes. Um bom contrato inclui a frequência de monitorização, o formato do relatório, uma reunião mensal e, idealmente, um dia de filmagem por mês.
Que regras de publicidade deve a agência conhecer?
A maior parte das clínicas com que trabalhamos está na Roménia. Lá, o código deontológico dos médicos dentistas, em vigor desde 1 de julho de 2025, é explícito sobre a publicidade das clínicas. Aplicamos esse padrão em todos os mercados, como mínimo. Em Portugal, a publicidade em saúde tem regras próprias: confirme-as com a sua ordem profissional ou com um jurista antes de publicar.
| Evitar num anúncio | Alternativa que usamos |
|---|---|
| Descontos, vouchers, «gratuito», «consulta gratuita» | Explicar o que inclui a primeira consulta |
| Preços no anúncio | Um vídeo em que o médico explica de que depende o custo |
| «Sem dor», «dentes fixos em 24 horas», «para sempre» | «Trabalho fixo provisório em 24 horas, consoante o caso» |
| «O melhor», «o mais avançado», «tecnologia de ponta» | «Moderno», com factos verificáveis |
| Números de sucesso sem prova | «Em muitos casos», «após consulta», «plano personalizado» |
| «Prestações sem juros» | «Pode pagar em prestações» |
| Antes e depois com filtros ou imagens de banco | Casos reais, com a mesma luz, distância e ângulo |
Poucos falam disto: cumprir as regras tem um custo. Quando se retiram as frases agressivas, o desempenho costuma cair no início. A solução é substituir, não apagar. Damos às campanhas o sufixo «Conforme» para comparar o antes e o depois com dados.
Como comparar agências? Uma grelha de avaliação
Dê a cada agência 0, 1 ou 2 pontos por linha.
| Tema | 2 pontos | 0 pontos |
|---|---|---|
| Métrica principal | Custo por consulta marcada e por comparência | Custo por contacto, cliques, alcance |
| Seguimento | Regras escritas: 24 horas, duas tentativas por dia | «A receção trata disso» |
| Tracking | Estados reais devolvidos às plataformas | Só formulários medidos |
| Reconciliação | Duas vezes por semana, incidentes registados | «Quando há problemas» |
| Criativos | Nove ou mais em teste, rotação a cada três semanas | Dois ou três anúncios fixos |
| Conformidade | Verificação antes de publicar, aprovação da clínica | «Publicamos e depois vemos» |
| Contas | Em nome da clínica | Na conta da agência |
| Contrato | Obrigação de meios, relatório e reunião mensal | Resultados «garantidos» |
Abaixo de 12 em 16 pontos, marque uma segunda reunião com perguntas mais duras, ou não assine.
Como usar estas perguntas na prática?
- Envie as doze perguntas por email antes da reunião. Assim fica com as respostas por escrito.
- Peça um relatório de exemplo e um formulário de exemplo para um tratamento.
- Leve à reunião alguém da receção. É quem vai trabalhar os contactos.
- Preencha a grelha logo a seguir a cada reunião.
- Decida pelo custo esperado por paciente que compareceu, não pelo valor mensal da proposta.
A agência também deve avaliar a sua clínica?
Sim, e é bom sinal quando o faz. Antes de aceitar uma clínica, olhamos para cinco indicadores:
- Avaliações no Google. Uma média abaixo de 3,5 é um alarme antes de investir em anúncios.
- Velocidade de resposta. Se uma mensagem de WhatsApp demora mais de duas horas a ter resposta, os anúncios vão encher uma fila, não a agenda.
- Volume. Abaixo de 5 novos pacientes por mês, avançamos com prudência. Entre 5 e 15 é a zona ideal. Acima de 30, a clínica precisa de um sistema completo.
- Histórico. Três ou mais agências em dois anos pedem uma conversa franca sobre o que falhou.
- Capacidade. Mais contactos do que a agenda aguenta dá faltas, marcações em excesso e uma receção sob pressão.
Se não for o momento certo, dizemo-lo. Se não conseguirmos ajudar, indicamos quem possa.
Como responde a The Goat Group a estas perguntas?
A The Goat Group é uma agência europeia de marketing dentário que constrói sistemas de angariação de pacientes para clínicas dentárias: anúncios pagos, produção de vídeo, sites, SEO local, conversão por WhatsApp e anúncios no ChatGPT, medidos em pacientes marcados, não em cliques.
- Métrica: custo por consulta marcada e por paciente que compareceu.
- Tracking: o Goat SST, o nosso tracking server-side, devolve à Meta, à Google, ao TikTok e ao ChatGPT Ads os estados reais do paciente, com dados minimizados e sem dados de saúde.
- Equipa: cerca de 10 pessoas internas, da filmagem à edição e aos anúncios. Conheça a nossa equipa.
- Ritmo: verificação diária de cada conta, reconciliação à segunda e à sexta, análise semanal a 7, 14 e 30 dias, reunião mensal. As primeiras quatro semanas estão descritas no nosso processo.
- Conformidade: verificação antes de publicar. A clínica aprova sempre a versão final.
Numa clínica multidisciplinar, a primeira campanha estava no ar 16 dias depois da assinatura do contrato. Os resultados que mostramos vêm dos dados de campanha a que temos acesso, não das contas da clínica, e dependem também da qualidade clínica, da receção e da capacidade.
Qual é o próximo passo?
Faça-nos as doze perguntas. Marque uma chamada estratégica de 30 minutos, com auditoria da sua configuração atual, pelo WhatsApp +40 727 353 909 ou na nossa página de contacto. Se não formos a agência certa para a sua clínica, dizemos-lhe.
Perguntas frequentes
Uma agência especializada em clínicas dentárias é melhor do que uma generalista?
Não automaticamente, mas conhece riscos que uma generalista desconhece: as regras de publicidade em saúde, os limites do tracking nas contas médicas, o vocabulário clínico e o paciente de implantes, muitas vezes mais velho. O erro típico de uma generalista é um texto de televendas, com linguagem de desconto. Use as doze perguntas deste artigo: as respostas mostram depressa quem percebe a sua clínica.
Quanto tempo demora até haver resultados?
No nosso processo, as primeiras quatro semanas seguem um plano fixo: onboarding e guiões, filmagem e lançamento, primeiros contactos e depois otimização pelo custo por consulta marcada. Para decisões sólidas, compare sempre 7, 14 e 30 dias e não julgue um conjunto de anúncios antes de ter gasto pelo menos o dobro do custo de um contacto.
Quais são os sinais de alarme numa proposta de marketing dentário?
Promessas de resultados clínicos ou de um número garantido de pacientes, anúncios com descontos, vouchers, «sem dor» ou superlativos, relatórios que só mostram contactos e cliques, contas de anúncios em nome da agência e publicação sem aprovação da clínica. Um destes sinais justifica mais perguntas. Vários em conjunto são razão para não assinar.
Uma agência pode garantir um número de pacientes?
Não, e desconfie de quem o faça. O número de pacientes depende também da qualidade clínica, da receção, da capacidade da agenda e do mercado local. Um contrato sério define o objetivo como obrigação de meios: o que a agência faz, com que frequência monitoriza e como reporta. Os resultados avaliam-se em conjunto, todos os meses, pelo custo por paciente que compareceu.