Nuestro proceso: las primeras 4 semanas de captación de pacientes

El proceso de captación de pacientes de The Goat Group para clínicas dentales dura cuatro semanas hasta el primer ciclo completo: onboarding y guiones, rodaje y lanzamiento de campañas, llegada de contactos cualificados a recepción y primeros resultados medidos en pacientes. La clínica aporta accesos, un día de rodaje con sus doctores y una recepción que responda rápido.

Captación de pacientes para tu clínica dental, semana a semana

Antes de firmar nada hay una llamada estratégica gratuita de 30 minutos en la que revisamos tu situación actual: campañas, web, ficha de Google, cómo entra hoy un paciente y dónde se pierde. En las 24 horas siguientes recibes una propuesta personalizada. No hay periodo de prueba gratuito, porque cada clínica recibe un embudo y un onboarding construidos a medida, pero sí sabrás exactamente qué vamos a hacer antes de empezar.

A partir de ahí, así son las primeras cuatro semanas.

Semana 1: onboarding y guiones

Parte legal: contrato y acuerdo de encargado del tratamiento de datos (DPA) conforme al RGPD.
Accesos: Meta Business Suite, cuenta publicitaria, Google Ads, Google Business Profile, analítica y web. Si algo no existe, lo creamos contigo.
Primeros cambios: corregimos lo que frena la conversión desde el primer día, como formularios que no llegan a nadie, fichas de Google incompletas o páginas sin un botón claro para pedir cita.
Guiones y rodaje: escribimos los guiones a partir de tus tratamientos prioritarios y fijamos la fecha de la jornada de rodaje con tus doctores.
Medición: dejamos preparado Goat SST para que desde la primera campaña podamos distinguir un formulario de un paciente real.

Semana 2: rodaje y lanzamiento

Llega el primer rodaje en tu clínica. Nuestro equipo de producción graba con tus doctores y el editor recibe el material para preparar las primeras piezas. Con esas creatividades, el media buyer lanza las campañas en Meta y Google, cada una apuntando a una landing page por tratamiento. En esta semana suelen aparecer los primeros contactos.

Semana 3: contactos que se convierten en pacientes

Empiezan a llegar pacientes reales y tráfico de todos los canales: anuncios, búsqueda local, redes. La recepción recibe contactos cualificados, y los flujos de WhatsApp responden en minutos para que nadie se enfríe mientras espera una llamada. Es la semana en la que revisamos con más atención qué pasa entre el contacto y la cita, porque ahí es donde más pacientes se pierden en muchas clínicas.

Semana 4: resultados y primera lectura

Al cerrar el primer mes, la clínica empieza a funcionar como una «máquina de atención»: contenido propio, campañas activas y un flujo constante de pacientes interesados en tratamientos de mayor valor. Con los datos de Goat SST vemos qué anuncios, tratamientos y mensajes traen pacientes que acuden a la cita, y decidimos dónde poner el esfuerzo del segundo mes.

Qué tiene que preparar tu clínica

Accesos a las cuentas de Meta, Google, la web y la ficha de Google Business Profile.
Una persona de referencia en la clínica que pueda tomar decisiones rápidas.
Una jornada de rodaje con los doctores disponibles y la clínica preparada para grabar.
Tus prioridades: qué tratamientos quieres potenciar (implantes, ortodoncia, estética…) y qué capacidad real tiene tu agenda.
Información clara sobre primera visita, formas de pago y financiación, para que anuncios y recepción digan lo mismo.
Una recepción preparada para responder rápido. Si la recepción no contesta, ninguna campaña lo compensa.

También conviene revisar juntos la normativa de publicidad sanitaria que aplica en tu comunidad autónoma y el código deontológico de la profesión, para que los mensajes sean eficaces sin prometer resultados clínicos.

Después del primer mes

El primer mes pone el sistema en marcha; los meses siguientes lo hacen rentable:

Optimización continua de campañas según pacientes que acuden, no según clics.
Nuevos rodajes para renovar creatividades y cubrir más tratamientos.
SEO local y reseñas, que se acumulan mes a mes en Google Maps. Ver SEO local.
Retención y reactivación: recordatorios, revisiones, recomendaciones entre pacientes y reactivación de la base de datos, siguiendo nuestro método Incubator System™.

Lo que depende de ti

Los resultados dependen también de la calidad médica y de la recepción. Lo decimos al principio para que nadie se lleve sorpresas: nosotros traemos pacientes adecuados y cuidamos que no se pierdan por el camino; tu equipo es quien los convierte en tratamientos. Si quieres empezar, escríbenos y fijamos la llamada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empiezan a llegar los primeros contactos?

Normalmente, en la segunda semana, cuando se lanzan las campañas con el material del primer rodaje. En la tercera semana ya llegan pacientes reales desde varios canales. El ritmo exacto depende de tu mercado, de los tratamientos que potencies, del presupuesto de publicidad y de lo rápido que responda tu recepción, así que no damos fechas cerradas de resultados.

¿Cuánto tiempo tengo que dedicar yo como propietario?

Sobre todo al principio: dar accesos, marcar prioridades de tratamiento, validar los guiones y reservar una jornada para el rodaje con tus doctores. Después, lo importante es tener una persona de referencia en la clínica y revisar juntos los resultados. El trabajo de producción, campañas, web y automatizaciones lo hace nuestro equipo.

¿Hay un periodo de prueba gratuito?

No. Cada clínica recibe un embudo y un onboarding construidos a medida, y eso supone trabajo real desde el primer día. Lo que sí es gratuito es la llamada estratégica de 30 minutos con auditoría de tu setup actual. Después recibes una propuesta personalizada en 24 horas y decides con toda la información.

¿Qué pasa si mi recepción no puede con el volumen de contactos?

Es mejor saberlo pronto. Los flujos de WhatsApp responden y filtran los contactos en minutos, y el triaje por intención separa a quien quiere cita ya de quien solo pregunta. Aun así, si tu agenda o tu recepción están al límite, lo hablamos antes de escalar las campañas: traer más pacientes de los que puedes atender solo quema presupuesto.

¿Qué ocurre después del primer mes?

El sistema pasa de arrancar a optimizarse. Ajustamos campañas según los pacientes que acuden, preparamos nuevos rodajes para renovar creatividades, seguimos trabajando el SEO local y las reseñas y activamos la parte de retención: recordatorios, recomendaciones entre pacientes y reactivación de la base de datos que ya tienes.