Cum alegi agenția de marketing stomatologic: 12 întrebări înainte să semnezi

Cum alegi, pe scurt, o agenție de marketing stomatologic?

Alegi o agenție de marketing stomatologic după răspunsurile ei la întrebări verificabile, nu după portofoliul vizual. Contează șase lucruri: dacă optimizează pe cost per programare, nu pe cost per lead; cine sună lead-urile și cât de repede; dacă reconciliază lead-urile din platformă cu CRM-ul; dacă tracking-ul e server-side; cine verifică reclamele după codul deontologic; și ce scrie în contract. Mai jos ai 12 întrebări, răspunsurile pe care să le aștepți și semnalele de alarmă.

De ce contează alegerea mai mult decât onorariul?

Schimbarea agenției te costă luni de învățare a campaniilor, istoric de date și materiale video. Mai contează ceva. Agenția vorbește public în numele medicilor tăi, iar răspunderea deontologică pentru reclamă rămâne a medicului și a clinicii, nu a agenției.

Și diferența dintre două setup-uri se vede după lead, nu în reclamă. Din datele noastre: o recepție bună programează 50–60% din lead-uri. Am văzut și clinici sub 20%, cu aceleași reclame. O agenție care nu se uită la acest pas nu poate explica de ce nu vin pacienții.

Care sunt cele 12 întrebări de pus înainte să semnezi?

1. Lucrați cu un concurent din orașul meu?

Dacă da, întreabă cum vor diferi textul și formularul tău. Regula noastră: două clinici din același oraș nu primesc niciodată același text sau același formular. Dacă agenția ezită, vei concura cu propriul tău mesaj.

2. Optimizați pe cost per lead sau pe cost per programare?

Răspunsul corect e cost per programare, adică buget ÷ pacienți programați. Un cost per lead de 12 lei cu 0% programări e mai rău decât unul de 70 de lei cu 17% programări. O agenție care raportează doar lead-uri arată doar partea ieftină a pâlniei.

3. Cine sună lead-urile, cât de repede, și e scris undeva?

Cere reguli scrise. Ale noastre: primul apel în maximum 24 de ore, ideal în aceeași zi; două încercări pe zi, dimineața și seara; un mesaj „v-am sunat” dacă pacientul nu răspunde. Un lead lăsat „de sunat” peste 48 de ore e o alarmă. Motivul: într-o lună, într-unul dintre conturile cu care lucrăm, din 432 de lead-uri, 310 nu fuseseră sunate niciodată. Nicio optimizare de reclame nu repară un telefon care nu sună.

4. Reconciliați lead-urile din platformă cu CRM-ul?

Integrările dintre formulare și CRM se rup în liniște. Întreabă cât de des compară agenția numărul de lead-uri din Meta sau Google cu cel din CRM. Noi o facem lunea și vinerea, plus a doua zi după fiecare lansare. Orice diferență e tratată ca incident.

5. Tracking-ul e server-side? Ce statusuri trimiteți înapoi?

Site-urile clinicilor sunt clasificate de Meta ca medicale, iar tracking-ul din browser pierde date. Un tracking server-side trimite platformelor statusurile reale: programat, prezentat, plan acceptat. Așa algoritmul învață cine devine pacient, nu cine completează formulare. Verifică și alarmele: într-o campanie cu buget „larg” și UTM-uri greșite, am găsit 501 lei cheltuiți și 0 lead-uri atribuite. Lipsa datelor nu e o veste bună.

6. Cunoașteți codul deontologic? Cine verifică reclamele înainte de publicare?

Codul deontologic al medicilor stomatologi, în vigoare din 1 iulie 2025, interzice în reclame reducerile, voucherele, „gratuit”, superlativele, prețurile afișate și garanțiile de rezultat. Cere agenției să-ți explice cum verifică fiecare creativ. Și clinica trebuie să aprobe varianta finală. Dacă ai dubii pe un caz concret, întreabă colegiul teritorial sau un jurist.

7. Auditați landing-urile vechi și subdomeniile?

O pagină veche cu „consultație gratuită”, uitată pe un subdomeniu, e tot o reclamă a clinicii. O agenție atentă dezpublică landing-urile vechi, verifică să nu existe promisiuni în URL-uri și șterge, nu pune pe pauză, reclamele neconforme.

8. Dezactivați funcțiile automate care rescriu reclamele?

Meta și Google au opțiuni care modifică automat textul, imaginea sau pornesc din nou anunțuri vechi. Pe un cont medical, ele pot transforma un creativ aprobat în ceva neconform. Întreabă concret dacă agenția debifează aceste opțiuni și dacă auditează ce rulează, nu doar ce s-a aprobat.

9. Câte creative testați și cât de des le înlocuiți?

Minimul nostru e 9 creative la un test: 3 unghiuri × 3 hook-uri. Sub 9 e ghicit, nu testat. Un static trăiește 20–30 de zile, așa că ții 5–10 variante active și înlocuiești o treime la fiecare 3 săptămâni. De aceea planificăm o zi de filmare pe lună.

10. Cine deține conturile, datele și materialele?

Contul de reclame, pagina, profilul Google Business, lead-urile și clipurile sunt ale clinicii. Cere acces permanent și scrie în contract ce se întâmplă cu ele dacă relația se încheie.

11. Cum arată ritmul de lucru și raportul?

Un ritm sănătos arată cam așa: verificare zilnică de 3–5 minute pe cont, reconciliere lunea și vinerea, analiză săptămânală pe 7, 14 și 30 de zile, apoi export și ședință lunară. Raportul util are patru părți: indicatori, nereguli detectate, reclamele cu cele mai bune rezultate, raportul complet.

12. Ce scrie în contract despre ținte?

Un contract bun scrie ținta ca obligație de mijloace, nu de rezultat. Include ziua de filmare lunară, frecvența monitorizării, raportul și ședința lunară. Un contract care promite un număr fix de pacienți promite ceva ce agenția nu controlează.

Care sunt semnalele de alarmă?

Ce întrebări ar trebui să-ți pună ție o agenție bună?

Discuția merge în ambele sensuri. O agenție care îți face ofertă fără să te întrebe nimic vinde un pachet, nu un sistem. La onboarding, noi punem întrebări ca acestea:

• Ce face concurentul mai bine decât voi? Fiți sinceri.
• Ce NU vreți să comunicăm?
• Care e singurul rezultat care v-ar face să spuneți „a meritat” peste 3 luni?
• Din 10 oameni care întreabă, câți programează?
• Câți pacienți noi puteți primi realist pe săptămână?

Tot la început confirmăm variabilele clinicii. Am găsit același medic trecut cu 18, 22 și 23 de ani de experiență, în trei fișiere diferite. O cifră greșită într-o reclamă medicală e o problemă, nu o scăpare.

Te califică și pe tine?

O agenție bună îți spune și când nu e momentul. Semnalele pe care le urmărim: rating Google sub 3,5, trei sau mai multe agenții schimbate în doi ani, răspuns pe WhatsApp mai lent de două ore, cereri agresive de discount. Contează și volumul:

• sub 5 pacienți noi pe lună: prudență;
• 5–15 pe lună: zona ideală pentru un sistem de reclame;
• peste 30 pe lună: ai nevoie de un sistem complet, cu tracking, automatizări și reguli scrise pentru recepție.

Cum compari două oferte, pas cu pas?

Folosește checklist-ul de mai jos. Treci fiecare ofertă prin el:

1. Scrie metrica pe care se măsoară agenția. Dacă nu e costul per programare, notează.
2. Separă bugetul media de onorariu, producție și tehnologie.
3. Notează câte creative se testează și câte zile de filmare sunt incluse.
4. Verifică dacă tracking-ul e server-side și cât de des se face reconcilierea.
5. Cere numele omului care verifică conformitatea și procesul de aprobare de către clinică.
6. Citește ce scrie în contract despre ținte, acces și ieșire.

Oferta mai ieftină care se oprește la lead-uri poate ieși mai scumpă decât una care îți arată câți pacienți a adus fiecare leu.

Cum răspundem noi la aceste întrebări?

The Goat Group este o agenție europeană de marketing stomatologic care construiește sisteme de atragere a pacienților pentru clinici stomatologice: reclame plătite, producție video, site-uri, SEO local, conversie prin WhatsApp și ChatGPT Ads, măsurate pe pacienți programați, nu pe click-uri.

• Experiență: activi din 2023, peste 20 de clinici cu care am lucrat, peste 12.000 de lead-uri generate în 2025 pentru 6 clinici. Poți citi studiile de caz anonimizate.
• Echipa: aproximativ 10 oameni in-house, inclusiv producția video. Vezi cine lucrează pe conturi.
• Tracking: Goat SST, tracking-ul nostru server-side, trimite înapoi platformelor statusurile reale ale pacientului, de la lead la plată.
• Proces: primele 4 săptămâni sunt scrise dinainte: onboarding, filmare și lansare, primele lead-uri, optimizare.
• Date: tracking server-side cu date minimizate, formulare cu consimțământ explicit, fără date medicale trimise platformelor de reclame, infrastructură în UE.
• Conformitate: verificăm fiecare creativ înainte de publicare, iar clinica aprobă varianta finală.
• Preț: nu publicăm prețuri. Oferta personalizată vine în 24 de ore după un apel.

Rezultatele depind și de calitatea medicală, de recepție și de capacitate. Dacă nu se poate, te trimitem la cineva care poate.

Următorul pas

Vrei să ne pui aceste 12 întrebări direct? Programează un apel strategic de 30 de minute. Îți analizăm setup-ul actual și îți spunem ce am schimba primul. Ne găsești și pe WhatsApp, la +40 727 353 909.